Путевой лист – это документ, в котором записывается пробег автомобиля, расход топлива, маршрут и работа топлива. Документ необходим для подтверждения затрат на содержание машины.

Путевой лист легкового автомобиля – это форма документа, утвержденного постановлением Госкомстата. Обязательным заполнение утвержденного образца не является. Каждая организация может разработать свой шаблон. Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля 2015 можно скачать в конце статьи.

Путевой лист легкового автомобиля имеет свои требования. Водитель также должен иметь его на руках, документы на транспортируемый груз, лицензионную карточку и страховой полис. При отсутствии документов, на водителя налагается штраф.

Форма путевого листа зависит от вида используемого транспорта. К примеру, путевой лист для легковых автомобилей заполняется по форме 0345001 .

Заполнение путевого листа легкового автомобиля

Образец заполнения путевого листа легкового авто (лицевая сторона):

Образец заполнения путевого листа легкового авто (оборотная сторона):

Как оформляется путевой лист

Документ выписывается диспетчером. Выписка производится на одну смену. Следующий документ выписывается при условии, что путевой лист за предыдущий день был сдан. Если работы требует нахождения автомобиля в пути более одного дня, то документ выписывается на требуемое количество дней.

Путевой лист легкового автомобиля заполняется в одном экземпляре и хранится 5 лет.

Данные, которые связаны с работой машины заносятся в документ водителем. Руководитель несет ответственность за правильное заполнение путевого листа легкового автомобиля. Кроме того, такая ответственность лежит на водителях, и тех лицах, которые занимаются оформлением документа.

Как заполнить реквизиты

Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля:

Порядковый номер документа;
Дата выдачи;
Печать;
Марка и регистрационный номер машины

Если автомобиль выполняет лицензируемые виды перевозок, в документе делается пометка. При использовании автомобиля для управленческих нужд, графа «лицензионная карточка» не заполняется.

На второй стороне документа указывается маршрут в таком порядке:

Пункт назначения;
Время выезда;
Время возвращения;
Количество километров.

Эта информация используется для списания стоимости потраченного топлива и для подсчета зарплаты водителя.

Если в путевом листе отсутствуют сведения о маршруте, то подтвердить факт работы машиныА невозможно. В документе должен быть отмечен каждый пункт следования.

В документе есть графа «код заказчика». Заполнение путевого листа легкового автомобиля с учетом этой графы проводится, когда автомобиль используется для транспортировки клиентов или заказчиков.

Путевой лист легкового автомобиля содержит графу «Результат работы машины за смену». В этой графе бухгалтер начисляет водителю зарплату. Если она начисляется во временной системе оплаты, то в графе указывается количество проработанных часов. Если зарплата определяется по сдельной оплате, то сумма вписывается за пройденный километраж. Бухгалтер подтверждает начисление зарплаты своей подписью.

Нужно ли водителям проходить медосмотр

Каждая организация, эксплуатирующая автомобили, обязана проводить медосмотр водителей перед рейсом и после него. Минздрав совместно с Минтрансом утвердили рекомендации, которые регламентируют порядок прохождения медосмотра и порядок правильной организации процесса.

В путевой лист легкового автомобиля ставится штамп, где указана дата и время проведения медосмотра. Указываются инициалы медработника и его подпись. Штамп ставится только в том случае, если у водителя отсутствуют симптомы заболевания или алкогольное опьянение.

Медосмотр перед рейсом может проводить только тот медработник, который имеет соответствующую лицензию. Отсутствие штампа квалифицируется как нарушение охраны труда.

Исправления

Так как путевой лист легкового автомобиля является первичным учетным документов, в него можно вносить исправления с учетом соответствующей инструкции. Исправления в документ вносятся по согласованию с лицами, ответственными за хозяйственные операции. Исправления подтверждаются подписями этих лиц, и указывается дата внесения исправлений. К примеру, если исправлен расход топлива, то это подтверждается подписью механика и водителя.

Как происходит регистрация

Работник, выдающий путевой лист легкового автомобиля, регистрирует его в журнале. Номер листа и дата выдачи должны соответствовать числу регистрации в журнале. В специальный журнал последовательно записываются все данные:

Номер листа;
Дата выдачи;
Данные водителя.

В журнале регистрации после внесения всех данных ставится подпись диспетчера и водителя.

Основания для списания ГСМ

После получения бухгалтером путевых листов, начинается проверка правильности их оформления. Далее он производит списание израсходованного топлива. Чтобы высчитать затраты на ГСМ нужно чтобы в путевом листе был указан пробег машины и расход бензина.

Во время проверки, при отсутствии в документе полной информации, контролеры могут признать расходы недействительными.

Справка: если работник использует собственный автомобиль для нужд организации, то организация обязан выплачивать ему компенсацию, которая также подтверждается путевыми листами.

Правила выписки путевых листов

Срок действия

Путевой лист легкового автомобиля составляется так, чтобы на его основании можно было судить о фактических расходах на транспортное средство. Росстат обязывает выписывать лист только на смену водителя. На более долгий срок, путевой лист только в командировочных целях.

Одно из положений Росстата указывает, что лист можно выписывать и на более долгий срок. Но в таком случае организация должна обеспечить учет отработанного времени расхода топлива и расходных материалов. В документе также нужно подтвердить расходы организации на ГСМ. Если в компании будет принято решение о заполнении документа на длительный срок, то решение должно быть утверждено в учетной политике.

Показания спидометра

Диспетчер должен каждый день проверять и фиксировать показания спидометра автомобиля. Естественно показания на начало дня должны совпадать с показаниями на конец работы предыдущего дня. На основании этих сведений определяется количество израсходованного топлива, исходя из пробега автомобиля.

Медосмотр

Каждый водитель перед выездом проходит медосмотр. Только после этого он может быть допущен к работе. Результаты медосмотра показывает, что:

Работник не жалуется на состояние здоровье;
У работника должны отсутствовать признаки заболеваний;
У работника не должно быть признаков алкогольного или наркотического опьянения.

Результаты осмотра вносятся в журнал.

На работу грузового транспорта каждая компания должна оформлять путевые листы, независимо является ли он ее собственностью или она его арендует. Путевка является важнейшим документом по учету расходов на топливо, зарплату, а также входит в состав обязательных при проверке автомобиля бланков, которые запрашивают автоинспекторы.

Обязательная форма путевого листа не предусмотрена законодательством. Компания имеет право самостоятельно разрабатывать бланк, исходя из собственных нужд.

Однако существует два его вида: типовая межотраслевая форма 4 с и , которые предприятие может использовать при оформлении первичных документов по работе транспорта.

Они отличаются способом исчисления оплаты за услуги перевозки. Путевой лист грузового автомобиля форма 4-с используется когда для расчета применяются сдельные показатели, второй бланк - при повременной системе оплаты.

Путевой лист грузового автомобиля выписывается ответственными лицами в компании на один день или смену. В нем обязательно проставляют свои отметки механик, инспектор по предрейсовому медосмотру, диспетчер, заправщик, водитель машины.

Путевой лист грузового автомобиля образец заполнения

Разберем на примере как заполнить путевой лист.

Лицевая сторона

Компания ставит на нем свой фирменный штамп. Документ должен иметь номер, который определяется при регистрации его в специальном журнале, а также дату его заполнения.

При необходимости заполняются код с режимом работы, колонны, и бригады. Далее указываются марка и тип грузового автомобиля, его государственный номер, гаражный идентификатор.

Ниже записываются Ф.И.О. водителя, его табельный номер и реквизиты прав на управление транспортным средством.

Если используется при перевозке прицеп, то на него также в соответствующих графах заполняется аналогичная информация, как и на машину.

В первой таблице справа записываются данные по работе шофера и транспорта. Здесь проставляются плановые и фактические дата и время выезда и заезда, показатели спидометра. В следующих графах указывается вид и код применяемого топлива, количество горючего заправленного, а также на начало и конец дня. В этой же таблице нужно отражать информацию об условиях работы машины (коэффициентах), применяемом спецоборудовании. Эти данные визируются всеми ответственными лицами.

Далее диспетчер заполняет информацию о задании, которое водитель должен выполнить. В него включается указание наименования компании, в распоряжении которой будет находиться автомобиль, адреса и время подачи, вид перевозимого груза, количество ездок, километраж, тоннаж. После этого ответственное лицо расчетным путем определяет количество необходимого топлива и записывает в соответствующую строку, подтверждая данные своей подписью.

Перед выездом на линию медик должен осмотреть шофера и поставить на путевки допуск в виде штампа.

Механик при выезде и возвращении проверяет техническое состояние машины. Передача автомобиля от него к водителю и обратно осуществляется передаточными подписями.

В разделе «Особые отметки» заносится информация о произошедшем ДТП, о проведении инструктажа инспектором по БДД, ремонте и т.д

Оборотная сторона

На оборотной стороне водитель или представитель организации-заказчика делает записи о ходе выполнения задания: во сколько и куда прибыла машина, количество и номера сопроводительных документов. Все эти данные желательно заверить печатями и подписями ответственных лиц контрагентов. Таблица визируется диспетчером и шофером.

Ниже отмечаются имеющие место простои. Записываются данные о причине, виде, продолжительности его, а также ставятся подписи ответственных лиц.

В нижней таблице диспетчер заносит результаты по расходу топлива, рассчитанные при применении норм и по факту использования горючего. Далее проставляется время работы машины с расшифровкой по видам периодов. В следующих столбцах указывается количество ездок и заездов в гараж. Определяется километраж, пройденный машиной, если был прицеп, то и его. Здесь расписывается пробег общий и с грузом.

Заносятся данные по количеству груза, перевезенного машиной и прицепами, и определяется показатель тонна*км, на основе которого выставляются счета заказчикам. Этот раздел визируется таксировщиком.

Ниже справочно записываются данные по кодам марок автомобиля, прицепов и заполняется показатель дни работы автомобиля.

Нюансы

В первую очередь ответственность за правильность оформления путевого листа возлагается на директора фирмы, потом на должностные лица - механика, диспетчера и самого водителя.

Путевой лист — это необходимый документ первичной отчетности. Лист применяется для учета работы легкового автотранспорта и будет помогать при начислении зарплаты водителю. Выписывается путевка диспетчером предприятия в одном экземпляре. Чаще всего на один день или смену.

Путевой лист необходим, если:

• бизнес организации связан с перевозкой людей, багажа, грузов с помощью городского транспорта (согласно п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта от 08.11.2007 № 259-ФЗ). Это касается всех транспортных компаний, осуществляющих пассажирские и грузоперевозки вне зависимости, один пассажир в транспортном средстве (ТС) или больше;
• организация услуг по перевозке не оказывает, но использует легковой автомобиль. Путевой лист подтверждает списание расходов на ГСМ;
• водитель на собственном авто осуществляет поиск клиентов с компенсацией топливных затрат.

Бланк путевого листа легкового автомобиля 2019 и правила его заполнения

В качестве бланка можно использовать форму 3, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Предприятие может разработать и использовать собственный путевой лист, главное — оформлять его правильно.

Путевой лист легкового автомобиля форма 3 содержит перечень обязательных реквизитов документа, которые указаны в Приказе Минтранса от 18.09.2008 № 152. Новая его редакция была принята 26.02.2017 (Приказ Минтранса РФ от 18.01.2017 № 17). Но с 1 марта документ претерпит еще некоторые изменения, о которых необходимо знать заранее (Приказ Минтранса России от 21.12.2018 № 467). Новая форма путевого листа легкового автомобиля 2019 г. предусматривает следующие новшества при заполнении:

Что не изменилось	На что нужно обратить внимание	Что изменилось
Номер и время выдачи и срок действия листа	Дата и время проведения техосмотра ТС перед выездом в рейс. С указанием должности, Ф.И.О. и личной подписью механика.	Можно не ставить штамп и печать владельца автотранспортного средства в верхней части.
Данные водителя (Ф.И.О., номер водительского удостоверения) и адрес организации с указанием ОГРН	Отметим, что до 01.03.2019 максимальный период, на который может оформляться путевой лист, — месяц (п. 10 Приказа Минтранса «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» от 18.09.2008 № 152). В этом случае образец путевого листа легкового автомобиля на месяц будет содержать данные о том, когда автомобиль покинул гараж (место парковки), и дату его возвращения. Ответственность за отсутствие документа Отсутствующий лист может стать причиной привлечения к административной ответственности: для водителя размер штрафа составит 500 руб. (ч. 2 ); штраф для юрлица составит 100 000 руб. (ч. 1 ). Организации обязаны регистрировать заполненные путевые листы в соответствующих журналах, а затем хранить их в течение минимум 5 лет.

Для учета и контроля работы транспортного средства и водителя в организации, как правило, используется специальный первичный документ - путевой лист. О бланках путевых листов, применяемых на практике, и пойдет речь.

Формы путевых листов

Организация может использовать самостоятельно разработанные бланки путевых листов либо бланки, утвержденные Госкомстатом или отраслевыми ведомствами и доработанные с учетом действующих требований законодательства. В любом случае, применяемые формы путевых листов организации необходимо закрепить в своей .

При этом важно, чтобы в путевых листах на легковые, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи присутствовали обязательные реквизиты, которые предусмотрены п. 3 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152 (Письмо Минфина от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161 ):

• наименование и номер путевого листа;
• сведения о сроке действия путевого листа;
• сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
• сведения о транспортном средстве;
• сведения о водителе.

При составлении путевых листов в 2018-2019 годах необходимо учитывать изменения, внесенные в Порядок заполнения путевых листов (Приказ Минтранса от 18.09.2008 № 152) Приказами Минтранса от 18.01.2017 № 17 , от 07.11.2017 № 476 .

Так, на путевом листе не обязательно должна быть печать (штамп) организации или ИП. В то же время, на нем должна стоять отметка о проведении предрейсового контроля технического состояния транспортного средства (п. 16.1 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152). Для этого в бланке листа необходимо приводить следующую информацию:

• дату и время проведения предрейсового контроля технического состояния;
• подпись, Ф.И.О. контролера.

Обязанность вносить в путевой лист сведения о предрейсовом контроле технического состояния транспортного средства распространяется не только на организации и ИП, которые оказывают услуги автомобильным транспортом, но и на тех, кто эксплуатируют транспорт исключительно в своих производственных целях (Письмо Минтранса от 28.09.2018 № 03-01/21740-ИС , п.3 Постановления Пленума ВС от 26.06.2018 № 26).

Путевые листы: бланки (скачать)

К специальным автомобилям относятся автомобили, предназначенные для выполнения специальных функций и оборудованные специальным оборудованием для выполнения указанных функций (например, пожарные автомобили, автокраны, автобетоносмесители, автомобили с компрессорными установками и т.д.).

Поэтому, если вам нужен, например, путевой лист автокрана (бланк), скачать бесплатно его можно по приведенной выше ссылке.

Постановлением Минтруда от 07.07.1999 № 18 утверждена рекомендуемая форма

Название документа: Типовая форма №3 (ОКУД 0345001)
Формат: .doc
Размер: 94 кб

На сегодняшний день нечасто увидишь предприятие или компанию, которая не пользовалась бы автомобилем для служебных целей. Потребность стала увеличиваться после того, как начали повышаться расходы организаций. При различных поездках рабочего характера необходимо иметь бланк путевого листа легкового автомобиля.

Что это за документ

Путевой лист – главный документ, для создания первичного учета, который контролирует совместно с ТТН при транспортировке продукции критерии работы автомобиля и водителя. Помимо этого бумага позволяет правильно начислить з/п водителю, а также обеспечения итогового счета за транспортировку груза. Его выписывает диспетчер в единственном экземпляре раз за смену. Форма бланка путевого листа легкового автомобиля выглядит следующим образом:

Законодательство Российской Федерации постановило, что нужно использовать путевой лист форма 3. Это постановление было создано 28.11.97 №78. Однако, если компании неудобно пользоваться им, то они могут разработать собственный вариант. Документ содержит информацию следующего характера:

• дата получения и номер;
• личная информация о водителе;
• контактные данные;
• характеристика автомобиля;
• что переводится и краткая идентификация товара.

При составлении самостоятельного бланка необходимо знать следующую форму заполнения:

• печать компании, на которую оформлен автомобиль, не надо ставить;
• должны быть проставлены число и время техосмотра;
• в обязательном порядке надо указать число и время выезда автомобиля в рейс;
• с собой водитель должен иметь медицинскую карту о его здоровье.

Скачать бесплатно бланк путевого листа легкового автомобиля можно на нашем сайте.

Применение путевого листа

Путевой лист необходим обязательно при далеких поездках. Его использовать надо в следующих случаях:

• при перевозке людей в различные страны;
• при перевозке товарной продукции и тяжелых грузов.

Польза этого листа в том, что при предъявлении этого документа в бухгалтерию, они вычитают расходы на бензин и ГСМ. Поэтому водитель может работать на своем транспортном средстве, при этом ему будут компенсироваться все денежные издержки за топливо.

Сдача

Когда водитель возвращается обратно с поездки, в документе он должен расписаться под колонкой «Автомобиль сдал». После этого транспортное средство и бумага отдается механику. Тот в свою очередь снимает все показатели спидометра, а также проверяет остаток бензина в баке. После проведенной тщательной проверки всех заполненных данных он ставит подпись. Далее бланк отдается диспетчеру, который удостоверяется подписью и указанием времени и числа прибытия.

Затем уполномоченное лицо проводит расчет всех затрат, издержек, подписывает, и отдает в бухгалтерию для начисления заработной платы. Чтобы расчеты были правильные, делается ЭВМ.